Een groot deel van de activiteiten van Waag bestaan uit het werken in meerjarige internationale projecten met meestal tien tot twintig andere partners in Europa. Elke project heeft een andere focus, een ander doel of onderwerp – maar in de kern willen we vooral goed samenwerken. Door de COVID-pandemie hebben we al een tijd geen fysieke bijeenkomsten gehad. Dus hoe leren we de mensen nu in een project beter kennen?
Aangezien we veel werken met organisaties buiten Nederland zijn we eigenlijk best wel gewend aan het online werken voor de dagelijkse gang van zaken. Wel zijn er kick-off-meetings en twee keer per jaar een consortiumbijeenkomst met alle partners die ons de gelegenheid bieden fysiek bij elkaar te zijn. Zo kunnen we samen aan taken werken die zo moeilijk online of op afstand te doen zijn.
Voor mij persoonlijk is een van de belangrijkste voordelen van een fysieke bijeenkomst dat je de mensen achter de organisaties leert kennen: de mensen die het werk daadwerkelijk uitvoeren, die allemaal een eigen verhaal hebben en unieke kwaliteiten en visies hebben op het uitvoeren en benaderen van het onderwerp. Het is zo waardevol om de mensen binnen een groot project te leren kennen: het is veel makkelijker om je in te leven in mensen als je ze in het echt ontmoet, dan met enkel namen en gezichten op een scherm.
Door de COVID-19-pandemie hebben we al een tijd geen fysieke bijeenkomsten gehad. Dus hoe leren we de mensen in een project kennen? Een project dat middenin de pandemie startte, en ook een van onze grootste projecten is, is Centrinno. In dit project alleen zijn 26 organisaties betrokken, waarbij gemiddeld elke organisatie vertegenwoordigd wordt door zo’n vier mensen. Dat is een grote groep mensen. Een van de taken van Waag in dit project is de coördinatie van de pilots die plaatsvinden in negen verschillende steden. Dit betekent dat er samenwerking nodig is met bijna alle partnerorganisaties. Om dit in goede banen te leiden organiseren we tweewekelijke calls, spreekuren, online trainingssessies en speelse break-outsessies. We vragen mensen altijd hun camera aan te houden en hun volledige naam te delen. Al deze dingen dragen bij aan het community-gevoel.
Ik wil graag twee kleine interventies uitlichten die wij geïntroduceerd hebben, aangezien deze ons geholpen hebben mensen te leren kennen op een makkelijke en informele manier, en om een community van mensen op te bouwen die bij elkaar op hun gemak zijn. En tot nu toe werken ze erg goed!
1. De Centrinno-playlist
Toen het project op volle toeren begon te draaien steeg ook het aantal meetings. In deze meeting zijn er soms ongemakkelijke stiltes, aan het begin van de meeting waarbij er gewacht wordt op mensen om aan te komen, of tijdens de pauzes van lange sessies. Om dat ongemak te doorbreken begonnen wij ‘liftmuziek’ te draaien. En al snel kwamen mensen met suggesties voor nummers, wat uiteindelijk leidde tot de Centrinno-playlist op Spotify. Deze playlist is nu toegankelijk voor alle partners, blijft groeien, en staat vol met bijdragen van elke persoon die actief is in het project. Het is iets dat we samen maakten en het vertegenwoordigt onze collectieve identiteit als een consortium.
2. Goede roddels en goed nieuws
Elke twee weken organiseren wij een online bijeenkomst om de voortgang bij de lokale partners door te nemen, waar het merendeel van de project partners bij aanwezig is. Deze meetings zijn gedeeltelijk bedoeld om kennisoverdracht tussen de partners te laten plaatsvinden. Maar om dat te kunnen doen, moet je weten waar welke kennis zit.
De laatste jaren heb ik ervaren dat vaak de kennis die het meest nodig is, kennis is waarvan mensen niet weten dat ze het hebben of niet weten dat het relevant is. Dit is kennis die niet per se expliciet professioneel hoeft te zijn, maar gaat over ervaringen, kennis of contacten die mensen in hun leven hebben opgedaan.
Vaak is het makkelijker om andere te laten vertellen over jouw vaardigheden en kennis; omdat je niet weet dat jouw kennis relevant is of omdat je te bescheiden bent om die kennis te claimen. Daarom hebben wij het concept ‘Goede roddels’ geïntroduceerd: laat mensen iets leuks of nuttigs vertellen over iemand anders in de groep. Bij voorbeeld: ’Nanne, projectmanager bij Waag, is erg goed in het bakken van brood. Conceptontwikkelaar Thieu heeft een Print&Play-tentoonstelling voor het Museum Boijmans van Beuningen ontwikkeld en Creative Director Dick is een getalenteerde schilder.
Op het eerste gezicht lijkt dit misschien niet relevant voor het project – maar je weet nooit waar je relevante kennis en ervaring vandaag kunt halen. Het is in ieder geval een positieve bevestiging voor je collega’s: je geeft ze een compliment door hun expertise uit te lichten, en tegelijkertijd werk je aan een informeel netwerk van mensen die elkaar beter leren kennen op persoonlijk vlak en buiten het project om. Dat gaat de samenwerking in de toekomst alleen maar ten goede komen.
Deze roddelsessie hoeft maar vijf minuten aan het begin van een bijeenkomst te kosten en zorgt er in ieder geval voor dat de stemming meteen positief is. En je hoeft jezelf natuurlijk niet alleen te beperken tot roddels over mensen – elk goed nieuws is de moeite waard om te delen. Wie wil er nu geen goed nieuws horen?
